Организация беседы с подчиненным, создание доброжелательной обстановки

организация беседы с подчиненнымЭтика и психология общения с подчиненным очень важны для делового общения. Например, во многих западных странах существуют специальные центры, где проводят исследования и обучают будущих руководителей правильной организации беседы с подчиненными.
Начальник, не робот и подвержен всем человеческим слабостям: он может быть уставшим или голодным, в приподнятом настроении и наоборот, в депрессии. Понятно, что эти состояния отражаются на всем коллективе. Но независимо от этих факторов, ему приходится работать – отдавать распоряжения, проводить беседы с подчиненными, разговаривать с начальством. Поэтому, если предстоит важная беседа, нужно подготовиться и учесть многие нюансы, чтобы ослабить действие негативных факторов.

Выбор подходящего времени для беседы

Подготовку к важной беседе с подчиненным необходимо начинать с правильного выбора дня недели и времени дня. Метаболические часы у всех разные. Есть «совы», которые больше активны к вечеру и «жаворонки» — у них повышенный тонус и работоспособность с утра. Хороший начальник должен знать особенности биоритмов своих подчиненных, впрочем, как и собственные. Учитывая эти факторы, легче сделать правильный выбор подходящего времени для беседы с подчиненным. При этом нельзя забывать и про день недели, что тоже очень важно.

Понедельник. Принято считать, что это тяжелый день, и вполне справедливо. После выходных не каждому человеку просто с ходу включится в работу. Но с другой стороны, человек настроен на работу, представляет объем задач и планирует, как их решить. Понедельник считается удачным днем для проведения беседы. Впереди рабочая неделя и можно будет в случае чего подкорректировать планы. Планировать беседу лучше всего ближе к часам одиннадцати, когда подчиненный, так сказать, уже в рабочем процессе.
Вторник. Тоже подходящий день для ответственных мероприятий. Люди уже «отошли» от выходных и организм настроен на энергичную деятельность. Но есть нюансы, которые следует учитывать. После понедельника у людей повышенная возбудимость, психическое состояние несколько напряженное, поэтому, в зависимости от характера, возможно и проявление агрессии. Поэтому если вопрос связан с неприятностями, беседу лучше перенести.
Среда. Этот день самый подходящий для конструктивных решений. Рабочий процесс уже наладился, а когда человек находится в деловом ритме, то настроение обычно хорошее. Психологический настрой очень важен для беседы, а в среду мысли как раз работают в нужном направлении.
Четверг. В этот день можно смело планировать беседу с подчиненными, вести деловые переговоры с партнерами, потому что большинство людей готовы к общению и соответственно легче понимают друг друга.
Пятница. Этот день мало подходит для деловой активности и проведению важных бесед. Перед выходными у людей обычно повышенный эмоциональный фон. Если в беседе планируется критика или неприятные сообщения, то на выходных, когда человек не может устранять недостатки и вообще проявить рабочую активность, он начнет себя «накручивать» и уже в понедельник вряд ли сможет конструктивно мыслить.

Тяжелые по содержанию беседы лучше проводить в среду или четверг, в конце рабочего дня или перед обедом. Тогда у подчиненного и руководителя будет возможность передышки, во время которой можно собраться с мыслями, успокоится и во время следующей встречи вернутся к нормальному диалогу.

Большое значение для беседы имеет время приема пищи. Когда человек проголодался и время обеда уже близко, то сахар в крови падает. Организм ощущает слабость и упадок энергии. Голодным человек чувствует себя несчастным и кроме еды, ему трудно еще на чем-то сосредоточится. Естественно, что такое состояние не способствует конструктивной беседе, что касается и начальника и подчиненного. Чтобы привести организм в норму, надо выпить хотя бы кофе или легко перекусить.
Сразу после приема пищи что-то планировать тоже не надо. Если во время обеда человек будет нервничать и торопится на беседу, это приведет только к расстройству желудка. Поэтому, если назначаете беседу на послеобеденное время, рассчитайте, чтобы прошло какое-то время после приема пищи.

Выбор подходящего места для беседы

Большое значение имеет выбор подходящего места для беседы. Например, вы можете прийти в кабинет подчиненного (если у него он есть) и вызвать к себе. Здесь надо смотреть на характер человека. Для человека амбициозного ваше личное посещение может быть хорошим сигналом об уважительном отношении к подчиненному. В знак благодарности он будет заранее настроен на положительное решение вопроса и проявит к вашей просьбе или указаниям максимум внимания. Только договаривайтесь о своем визите не конкретно, а как бы между прочим, вроде: «Нужно обговорить некоторые вопросы, я загляну к вам часов в одиннадцать».
Если же в ходе беседе нужно будет надавить на подчиненного и показать «Кто в доме хозяин», то проводите встречу в своем кабинете, где вы будете чувствовать себя более уверенно.

Для обсуждения вопросов совместной деятельности, встречу лучше организовывать на нейтральной территории. Так вы покажите человек, что он для вас не просто подчиненный, а прежде всего коллега по работе. Правда в этом случае есть и трудности. Беседа может выйти из под вашего контроля или затянутся. А на нейтральной территории будет тяжело разрядить обстановку.

Время проведения беседы

При подготовке к беседе время лучше рассчитать заранее. Запланируйте беседу так, чтобы хватило времени не только для ваших высказываний, но возможного обсуждения. Если предстоит разговор об общеизвестной проблеме, то в детали лучше не углубляться. С самого начала подавайте информацию, которая настроит подчиненного на позитивное ожидание. Например «Если мы решим вопрос, то ожидается хорошая прибыль» или «Я думаю, этот вопрос вас заинтересует».
Предусмотрите лимит времени, чтобы у собеседника была возможность обдумать ваши слова.
Следует учитывать, что когда человек выслушивает чужую идею, он может «замкнутся».
Поэтому, желательно внимательно выслушать точку зрения подчиненного. Высказывайте свои мысли медленно, для вас то они привычные и много раз обдуманные, поэтому старайтесь не переходить на скороговорку, что собеседник тоже смог вникнуть в суть идеи.

Как вызвать интерес к беседе

  • Начиная беседу, ведите себя уверенно.
  • Говорите сразу о главном, детали оставьте на потом.
  • Проявите уважение к собеседнику.
  • Если разговор серьезный, избегайте фамильярности.
  • Следите за своим внешним видом, чтобы никакие детали вашего гардероба не отвлекали собеседника.
  • Старайтесь вести беседу с позиций интересов подчиненного.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *